e-Procurement (engl.) - Elektronische Beschaffung (de.)

e-Procurement (engl.) - Elektronische Beschaffung (de.)

Hinter dem englischen Begriff des e-Procurements (Electronic Procurement) bzw. des e-Purchasings (Electronic Purchasing) verbirgt sich die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über Informations- und Kommunikationstechnologien (meist über das Internet). Sie findet vor allem im B2B-Bereich Anwendung und ist in den vergangenen Jahren ein sehr wichtiger Teil des e-Business' geworden.

Hierbei muss allerdings nicht zwangsläufig nur der eigentliche Prozess des Einkaufens gemeint sein. Er kann ausgeweitet werden auf elektronische Verhandlungen und Vertragsabschlüsse.

In der Vergangenheit wurden vor allem Verbrauchsmaterialien über e-Procurement-Systeme bezogen. Der Trend geht allerdings dahin, auch wichtigere, kostenintensivere Materialien darüber zu bestellen. Bereits 2001 stellten die National Association of Purchasing Management (NAPM) und Forrester Research in der in den USA durchgeführten Studie "Report On eBusiness" fest, dass 73% der größeren Unternehmen die von ihnen benötigten indirekten Güter über das Internet bestellen. 54% bestellten auch damals schon produktionsrelevante Güter darüber.

Nach dem Grad der Integration werden drei Arten von e-Procurement-Systemen unterschieden: offene, halboffene und geschlossene Systeme.

Offene Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie weder in das Firmennetz des Lieferanten noch in das Firmennetz des einkaufenden Unternehmens integriert sind. Eine Verbindung geschieht i. d. R. über das Internet.

Halboffene Systeme sind meist lediglich in das interne Netz des Lieferanten integriert. Der Kunde kann in diesem Fall über einen Browser unter Verwendung einer Standardschnittstelle auf die Prozesse beim Lieferanten eingreifen (z. B. eine Bestellung erstellen, Lieferungen verfolgen etc.).

Bei einem geschlossenen System erfolgt eine Verbindung des Firmennetzes des Lieferanten mit dem des Kunden. Dies geschieht über Schnittstellen, die - arbeiten nicht beide mit der gleichen Software - oft erst mit einem erheblichen Aufwand aufeinander abgestimmt werden müssen.

Frühere Probleme durch das Nicht-Vorhandensein eines Katalogstandards wurden durch die Einführung des BMEcat-Standards gelöst. Dieser ermöglicht einen vereinfachten Austausch von Produktkatalogen zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden. Aufwendige Abstimmungen der Daten-bestände entfallen damit.

Für die Übertragung der Daten gibt es verschiedene Formate. Das am häufigsten verwendete ist das plattformneutrale XML-Format.

Vorteile des e-Procurements:
Durch die Verbindung des Firmennetzes des Lieferanten mit dem des Kunden werden Prozesskosteneinsparungen erzielt.

Da i. d. R. langfristige Verträge zwischen beiden Parteien geschlossen werden, gibt es für die Beschaffungsseite den Vorteil, eine starke Verhand-lungsposition für das Aushandeln von Rabatten inne zu haben. Für den Verkäufer hingegen bietet sich die Garantie, der alleinige Lieferant bestimmter Materialien für das einkaufende Unternehmen zu sein.

Häufig wird den Mitarbeitern des beschaffenden Unternehmens die Möglichkeit gegeben, in einem elektronischen Katalog eigenständig die gewünschten Materialien auszusuchen und zu bestellen. Hierzu ist eine hohe Automatisierung des Bestellprozesses erforderlich. Wo früher also beispielsweise erst eine Bestellanforderung (Banf) erstellt wurde, diese vom Einkäufer geprüft und anschließend freigegeben wurde, um in eine Bestellung umgewandelt zu werden, wird durch die Materialienauswahl des Bedarfsträgers im elektronischen Katalog automatisch eine Bestellung erstellt.

Häufig gibt es Wertgrenzen, bei denen durch einen Vorgesetzten eine Genehmigung eingeholt werden muss. Durch die Automatisierung wird die Durchlaufzeit von Banf zu Bestellung erheblich gesenkt und der Aufwand zur Erstellung einer Bestellung auf den Bedarfsträger verlagert. Dadurch kann oft im Beschaffungsbereich Personalkapazität eingespart werden.

Durch die Einführung eines e-Procurement-Systems wird der Einkauf auf operativer Ebene entlastet und kann den Fokus mehr auf die strategische richten (wie z. B. die Pflege der Beziehung zum Lieferanten).

Nachteile des e-Procurements:
Da e-Procurement-Systeme in der Anschaffung einen erheblichen Aufwand und hohe Kosten verursachen, rentieren sie sich i. d. R. nur in der langfristigen Betrachtung und auch nur dann, wenn große Mengen umgesetzt werden.

Durch die Einführung eines e-Procurement-Systems begibt sich die Beschaffungsseite in eine relativ große Abhängigkeit zu ihrem Lieferanten. Durch den Abschluss von häufig langfristigen Verträgen (z. B. über eine Dauer von zwei bis drei Jahren) "versteift" sich das einkaufende Unternehmen auf einen Lieferanten und kann - treten beispielsweise günstigere Anbieter auf den Markt - nicht kurzfristig zu diesen wechseln.

Nicht nur die Lieferantenabhängigkeit, auch die Systemabhängigkeit könnte zu Problemen führen. Würde das System einmal ausfallen, so wäre die Beschaffung in vielen Fällen nicht oder nur sehr schwer möglich.

Im Abschluss der langfristigen Verträge, wo häufig auch Preisgarantien über große Zeiträume zugesichert werden, bergen sich Risiken sowohl für die Beschaffungs- als auch für die Lieferantenseite. Steigen die Preise, ist es günstig für den Kunden, sinken die Preise, erzielt der Lieferant Vorteile.

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Quellen: Wikipedia 2007: Elektronische Beschaffung.
              http://de.wikipedia.org/wiki/E-Procurement (16.02.2007).

              Ecin 2000: eProcurement - Beschaffung im Internet.
              http://www.ecin.de/strategie/eprocurement/ (16.02.2007).

              Ecin 2001: eProcurement gewinnt an Bedeutung.              
              http://www.ecin.de/news/2001/07/17/02444/ (16.02.2007).

              Maxxdefense 2007: IT-Glossar - E.
              http://www.maxxdefense.com/de/it-glossar/E/ (16.02.2007).

              Poet X-Solutions 2007: Glossar.
              http://www.x-solutions.poet.com/de/newsevents/glossar/#E-
              Procurement (16.02.2007).